A közgyűlés által megszavazott közösségi költségvetés leírása, folyamaat, módszertana.
Bevezető
Mindenkinek más-más fontos a város életében és nem lehet mindent megvalósítani a jelenlegi pénzügyi keretek között. Biztosan mindenkinek eszébe jutott már pár dolog, amivel a szempontjai szerint kellemesebb, élhetőbb, nyugodtabb környezetet hozhatunk létre.
Akár közvetlen környezetünkre gondolunk, akár nagyobb területre, vagy az egész városra: bőven van tennivaló. Azt szeretnénk, hogy az előkészítésben és a döntésben a város lakói közvetlenül is részt tudjanak venni.
A közösség igényeinek az önkormányzati tervezésbe való beépítésének legjobb módja, ha közvetlenül kérdezzük meg a lakosságot az igényeiről. Ez segíti a közösség építését, a közösség bevonását, a közösség szerepvállalását, és közelebb hozza a lakosokat a közgyűléshez. A résztvevők körét később bővíthetjük a helyi lakosokon kívül még a településen dolgozókkal, tanulókkal, a település vállalkozóival és cégeivel, és a hivatal munkatársaival.
Növeli a demokráciát: A közösségi költségvetés lehetővé teszi a lakosság számára, hogy közvetlenül részt vegyen az önkormányzat költségvetésének alakításában, így növelve a demokrácia érzetét és a részvételi demokráciát.
Jobb helyi döntések: A lakosság közvetlen részvétele a költségvetési folyamatban garantálja, hogy a helyi döntéshozók jobban megértsék a helyi lakosság igényeit és prioritásait, és ezáltal jobb döntéseket hozzanak.
A képviselő-testület és a lakosság közötti kapcsolat javítása: A közösségi költségvetés lehetőséget ad arra, hogy a képviselő-testület és a lakosság közvetlenebb kapcsolatot teremtsen egymással. A lakosság nagyobb mértékben érzi magát bevonva a helyi politikába, és ezáltal nagyobb bizalom alakul ki a képviselő-testület és a lakosság között.
Jobb projektválasztás: A közösségi költségvetés során a lakosság a saját igényeire fókuszál, és azokra a projektekre szavaz, amelyeket a legfontosabbnak tart. Ezáltal a képviselő-testület a lakosság tényleges igényeit figyelembe véve választja ki a legmegfelelőbb projekteket.
Transzparencia: A közösségi költségvetési folyamat átláthatóbbá teszi az önkormányzat pénzügyi tevékenységét, és ezzel nagyobb átláthatóságot biztosít az önkormányzati működésben.
A közösségi költségvetés segít a helyi lakosság számára abban, hogy jobban megismerje a helyi politikai folyamatokat és a képviselő-testület működését, és egyben lehetőséget biztosít arra, hogy közvetlenül befolyásolja a helyi közösséget érintő döntéseket és projekteket.
Az ilyen típusú részvételi folyamatok általában szélesebb körű információ-áramlást eredményeznek, mivel a lakosság nagyobb mértékben érdeklődik a helyi politikai folyamatok iránt. A képviselő-testület szokásosan információt nyújt a lakosságnak a folyamatról, és felajánlja a lehetőséget a lakosságnak, hogy megvitassák és érdeklődést mutassanak a képviselő-testület működése iránt.
A közösségi költségvetés során a lakosok az általuk preferált projektek kidolgozása és javaslata során a tervezőkkel és a költségvetési osztállyal folytatott kommunikáció révén első kézből ismerhetik meg a folyamatot, és azon belül a költségvetési tervezés és a projekt kidolgozásának folyamatát is. Ez lehetőséget ad számukra, hogy megértsék az önkormányzat pénzügyi működésének lépéseit és döntéseit.
A közösségi költségvetési folyamat valószínűleg kimozdítja a képviselő-testületet a komfortzónájából, mivel a képviselő-testületnek nyitottabbá és rugalmasabbá kell válnia a lakosság bevonása és az új ötletek elfogadása érdekében. A közösségi költségvetés az aktuális projekteken túl is szemléletformáló lehet a hivatalon belül. A közösségi költségvetési folyamat során a lakosság bevonása és a helyi közösségekkel való szorosabb kapcsolattartás a városháza dolgozóinak is lehetőséget ad arra, hogy jobban megértsék a helyi közösségek igényeit és problémáit, és azt, hogy a lakosság hogyan látja a hivatalt és a szolgáltatásait.
A közösségi költségvetési folyamat emellett lehetőséget ad arra, hogy a városházi dolgozók jobban megismerjék a közösségi részvételi demokrácia folyamatait és azok előnyeit, valamint a közösségi részvétel és az együttműködés fontosságát a közösségfejlesztésben és a közösségi problémák megoldásában. Ez a folyamat segíthet abban, hogy a városházi dolgozók tudatosabban és hatékonyabban dolgozzanak együtt a helyi közösségekkel, és erősítse a kapcsolatot a városháza és a lakosság között.
Mindezek alapján Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata elkötelezi magát egy közösségi költségvetési program elindítása mellett. Önkormányzatunk a programra a mindenkori költségvetési rendeletben meghatározott összeget különít el. A beadott javaslatok és a lakosok szavazatai alapján dől majd el, hogy ez az összeg hány projektre lesz elég, mit lehet megvalósítani.
Előkészület
Csapat
A városházán belül a polgármester irányításával a polgármesteri kabinet, a polgármesteri hivatal foglalkozik a szervezéssel és lebonyolítással. Ők felelősek az adminisztratív munkáért, a határidők betartásáért, a felmerült kérdések megválaszolásáért, a fórumok megszervezéséért, a kommunikációért, a kapcsolattartásért.
Határidők
- A program minden év március 1-jétől indul és egész éven keresztül tart.
- A javaslatokat május 31-ig lehet beküldeni, a lentebb ismertetett módon.
- A beküldési időpont után a javaslatok előfeldolgozásra kerülnek és legkésőbb augusztus 31-ig szavazásra lesznek bocsátva.
- A szavazás november 30-ig tart és utána indul meg a nyertes javaslatok kivitelezése.
- Amennyiben a vártnál kevesebb vagy több javaslat érkezik be, akkor az előfeldolgozás és a szavazás kitolódhat.
Tájékoztató anyagok
A közösségi költségvetés leírását, részleteit, menetét, a lépések határidejét egy erre dedikált weblapon tesszük közzé. A rövid leírást és a határidőket az érdi médiában is közzétesszük, mind offline (Érdi Újság), mind online (erdmost.hu) módon.
Javaslatok beküldése
Részletek
Minden 18. évét betöltött, Érden élő vagy tanuló magánszemély küldhet be javaslatot. Tanuló esetén bejelentett lakcím nem szükséges. Természetesen közösségek javaslatait is várjuk, de a beadott anyagot ilyenkor is egy személynek kell jegyeznie.
A javaslatok témája például lehet
- zöld környezet, környezettudatosság, fenntarthatóság
- közterek, közparkok kialakítása
- hátrányos helyzetű közösségek életének segítése
- közösségépítés
- digitális fejlesztések
Alapvető kritériumok a javaslatokkal szemben
- A javaslatok alapvetően közérdekűek legyenek, minőségi változást hozzanak létre és fenntarthatóak legyenek.
- A javaslatok megvalósítása egyszeri beruházással elérhető legyen, ne valamilyen folyamatos tevékenységre utaljanak.
- A javaslatok megvalósítása Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata hatáskörébe kell tartozzon és ne legyenek túl általánosak.
- A javaslatok természetesen Érd területét és önkormányzati tulajdont érinthetnek, vagy olyan partner ingatlanára vonatkozhatnak, akivel valószínűsíthető az ingatlanra vonatkozó, nem pénzbeli megegyezés.
- Ha lehet, kerülje az önkormányzat kötelező feladatait.
A javaslatok témája nem lehet
- Aszfaltozás, forgalomszabályozás: Városunkban ez slágertéma, de nem csak ezzel lehet a várost fejleszteni vagy jobbá tenni; a közösségi költségvetés nem közlekedési infrastruktúra kialakítására vagy fenntartására irányul.
- Karbantartás, fenntartás, felújítás: Nem elromlott, leromlott dolgok javítása, hanem új, fenntartható dolgok létrehozása a cél. Kivételt képezhet, ha a karbantartás vagy felújítás pont arra vonatkozik, hogy valami fenntarthatóbb legyen, hogy pár év múlva ne kelljen megint a karbantartáson gondolkozni.
- Valamilyen folyamatos tevékenység: Egyszeri beruházással megvalósítható legyen, ne terhelje évről évre hasonló összeggel a költségvetést. Arányos legyen a létrehozás és a fenntartás költsége, például egy játszótér belefér, mert annak a fenntartási költsége sokkal kisebb, mint a létrehozási költsége, azonban ha minden sarokra hulladékgyűjtőt tennénk, akkor annak a fenntartási költsége gyorsan túlszárnyalja a teljes kivitelezési költséget.
- Események létrehozása: Örülünk minden javaslatnak, de a legtöbb esemény egyszeri pénzköltés maradandó eredmény nélkül. Kivétel lehet, amennyiben az esemény valamit elindít, látható a társadalmi haszna, hatása és hosszú távú következményei lehetnek.
- Tanulmányok készítése: A közösségi költségvetés célja alapvetően valami kézzelfogható, valami majdnem azonnali hatású létrehozása, támogatása.
- Saját termékünk, szolgáltatásunk, javaslatunk megvalósítása: Nem etikus a saját “portékánkat” reklámozni ezen keretek között. A kiválasztott javaslatokat a város fogja megvalósítani, a javaslattevő ebben már nem vesz részt. A tényleges megvalósító vagy a város maga lesz, vagy pályáztatás útján választja ki.
- Olyan javaslat, amely a teljes közösségi költségvetés kereténél 30%-ánál drágább.
- Nem biztosítható a fenntartása vagy működtetése: A cél nem újabb egy-egy évig vagy rövidebb időszakig élő, aztán felújításra, megújulásra vonatkozó terv kivitelezése. Minél hosszabb a megvalósítandó terv életciklusa, minél jobb a befektetett és a fenntartási energia aránya, annál inkább értékelhető a közösségi haszon.
Online
A javaslatokat online a Google Űrlapok segítségével lehet leadni. Az online leadott javaslatok időbélyeget kapnak, amivel azonosítható leadásuk pontos időpontja.
Papír alapon
A javaslatokat papír alapon is le lehet adni. A sablon letölthető az erd.hu oldalról, illetve fénymásolva megtalálható a Polgárok Háza recepcióján.
A kitöltött lapokat le lehet adni a
- Polgárok Háza
- Dr. Romics László Egészségügyi Intézmény
- Szepes Gyula Művelődési Központ
- Parkvárosi Közösségi Ház
- Magyar Földrajzi Múzeum
- Városi Galéria
- Csuka Zoltán Városi Könyvtár
- Érd Aréna
- Szociális Gondozó Központ (Topoly utca)
- ÉTV és ÉTH ügyfélszolgálat
előterében vagy recepcióján elhelyezett gyűjtőládába.
A kérdőív tartalma
A közösségi költségvetés javaslatainak leadásához meg kell adni:
- a nevet,
- lakcímet,
- e-mail címet,
- telefonszámot,
- a javaslat rövid elnevezését,
- a javaslat rövid leírását,
- a javaslat területének megnevezését, ha megnevezhető,
- kulcsszavakat.
A javaslatok egy online felületen megjelennek eredeti formájukban. A papír alapú javaslatokat az iroda feldolgozza és szintén feltölti az online felületre, ahol azok a beküldés sorrendjében jelennek meg. A felületen a beküldő adatai nem szerepelnek, csupán a javaslat részletei. Az online felület az első lépésben önerőből elkészül.
Minden jelentkező visszajelzést kap a javaslata befogadásáról vagy elutasításáról, illetve az előfeldolgozás során történő esetleges más javaslattal való összevonásról vagy egyeztetésekről.
A kérdőív tartalmának kidolgozását a polgármester irányításával a hivatal végzi, a törvényi megfelelőség szem előtt tartásával. Mind az online, mind az offline javaslatoknál fontos kidolgozni az adatvédelmi nyilatkozatot.
Részvételre buzdítás
Fontos, hogy a helyi közösség minden tagja tudjon a közösségi költségvetési folyamatról, a céljairól és az elérhetőségekről. A hivatalnak hatékony kommunikációs és tájékoztatási stratégiát kell kidolgozni, amely segítségével az emberek széles körét elérhetjük.
Az embereknek lehetőséget kell adni a közösségi együttműködésre és a közösségi érdeklődésű csoportok és szervezetek bevonására. Az ilyen csoportok és szervezetek segíthetnek a projektek kidolgozásában és leadásában, valamint a helyi közösség igényeinek kifejezésében.
Fontos, hogy az ifjúságot is bevonjuk a részvételi költségvetési folyamatba. A fiatalok gyakran nagy energiával és kreativitással rendelkeznek, és számos olyan projekt-ötlettel előállhatnak, amelyeket az idősebb generációk esetleg nem fontoltak meg.
A javaslatok beküldésére minden városi médiában és elérhető felületen buzdítani kell. Ezek például lehetnek:
- Érdi Újság,
- Érdmost,
- ÉrdFM,
- videóban,
- podcastben,
- írásban,
- emailben,
- Facebook bejegyzésekben és egyéb közösségi médiában,
nem kizárva egyéb csatornákat.
A javaslatok beküldésének állásáról, számáról, a határidőkről folyamatos, akár heti tájékoztatást is érdemes nyújtani a lakosoknak minden platformon.
Előfeldolgozás
Képviselők bevonása
Az összegyűjtött javaslatok feldolgozása folyamatos. Minden javaslatról az adott területi képviselőt beérkezésnél értesítjük.
Javaslatok előszűrése
A megvalósíthatatlan javaslatokat kiszűrjük és indokolással látjuk el. Megvalósíthatatlan az a javaslat, amely nem felel meg az általános témáknak, a kifejezetten kizárt témák közül tartalmazza valamelyiket, törvénysértő, vagy nem veszi figyelembe a közösség érdekeit.
A hasonló, vagy érdemileg ugyanazon javaslatokat csoportosítjuk és egybevonjuk. Az egybevonásról kiértesítjük a javaslattevőt és a terület képviselőjét is. Amennyiben a beküldő nem ért egyet az összevonással, panasszal élhet, amiben leírja, mennyiben más a projektje, mint amivel összevonásra került. A panasz elbírálását egy munkacsoport végzi, amelyik az érintett terület képviselőjéből (amennyiben területhez köthető), a közösségi költségvetés bizottságából, illetve a Hivatal részéről közreműködő személyekből áll.
Hivatali kontroll
Az így kapott javaslat listát a hivatal nagyságrendileg beárazza, megvalósíthatósági időpontokat rendel hozzá, illetve szakmai szempontból is átnézi. A szakmai kontroll magába foglalja, hogy “kiegyenesíti” a javaslatot, hogy az később a részletes tervezés, engedélyezés, kivitelezés lépéseinél ne akadjon el. Az esetleges változásokról az összevonásokhoz hasonlóan értesítjük a beküldőket.
Bizottsági kontroll
Az így előállt listát bizottság nézi át az alábbi szempontrendszer alapján:
- A város élhetőségének javítása: Minden olyan javaslat előnyt élvez, amellyel a lakók jobban érzik magukat a városban. A megjelenés igazából másodlagos, lehet kulturális, egészségügyi, sport, közösségi és sok más egyéb vetülete is az élhetőségnek.
- Közösségi igények és prioritások: Az elsődleges szempont a közösség igényeinek és prioritásainak figyelembevétele. Az olyan projektek, amelyek a legtöbb ember számára a legfontosabbak, vagy amelyek nagyobb hatással vannak a helyi közösségre, előnyben részesülnek.
- Közösségi előnyök és hatások: Azon projektek előnyben részesítése, amelyeknek nagyobb közösségi előnyei és hatásai vannak. Például azok a projektek, amelyek növelik a közösség összetartását, javítják a közösségi infrastruktúrát vagy javítják a helyi környezet állapotát, előnyösebbek lehetnek.
- Közösségi részvétel: Az olyan projektek, amelyekre a helyi lakosság nagyobb mértékben szavaz, vagy amelyekre a közösség nagyobb mértékben vonatkozik, előnyösebbek lehetnek. A közösségi részvétel és a közösségi támogatás egy fontos tényező a képviselő-testületi döntéshozatalban, így a közösség szavazatai és támogatása nagy jelentőséggel bír.
- Pénzügyi fenntarthatóság: A közösségi költségvetési projektek sorrendjének meghatározásakor figyelembe kell venni a projekt költségét és azok pénzügyi fenntarthatóságát is. Az olyan projektek, amelyek nagyobb költséggel járnak, és amelyek hosszabb távon jelentősebb pénzügyi terheket rónak az önkormányzatra, későbbre halasztódhatnak.
- Társadalmi-gazdasági hatások: A részvételi költségvetési projektek sorrendjének meghatározásakor fontos figyelembe venni a társadalmi-gazdasági hatásokat is. A projekt környezeti hatásai, az egészségügyi előnyök, a foglalkoztatás és a gazdasági fejlődési lehetőségek előnyei is fontosak lehetnek.
- A befektetett erőforrások és a hatás aránya: Előnyösek azok a tervek, amik nem nagy erőforrásigénnyel nagy változást érnek el, hanem minél kisebb erőforrás lekötéssel minél nagyobb hatással vannak. Minél több kis erőforrású tervet tudunk megvalósítani a kereteken belül, annál jobban használjuk ki az adódó lehetőséget.
- Összhangban van a város fejlesztési terveivel: Amennyiben a terv illeszkedik a város már meglévő terveivel, akkor annak adhatnak egy újabb lökést, Remélhetőleg ezek a tervek már valamilyen fázisban vannak, ezért könnyebben továbbvihetőek, kiterjeszthetőek, vagy szimplán könnyebb az erőforrásokat mozgósítani.
Minden szempont egy pontot ér és amennyiben egy javaslat nem éri el az átlag 4 pontot, akkor kikerül a végső körből. A szavazólapon csak az ötletek szerepelnek, a beküldők és személyes adatok nem.
A bizottság összetétele megegyezik a közgyűlés összetételével – a város képviselőiből és a polgármesterből áll –, viszont nem közgyűlésként, hanem munkacsoportként működik.
Tekintettel arra, hogy a lakossági javaslatok a teljes városra és csak egyes városrészekre vonatkozó projekteket is tartalmazhatnak, a bizottság feladata, hogy a lakossági szavazásra bocsátott lista városrészenként és választókerületenként, a szavazásra bocsátott projektek számában és értékében arányosan kerüljön kialakításra.
Lakossági fórumok
A véglegesen összeállított portfóliót szavazás előtt lakossági fórum keretében mutatjuk be, ahol lehet kérdezni, véleményezni és kisebb dolgokban módosításokat, kiegészítéseket javasolni.
Ha túl sok javaslat érkezett, akkor több fórum szükséges, területenkénti felosztásban. Ezzel a lakosok mindig a saját életüket leginkább érintő témákat hallhatják és szólhatnak hozzá. A fórumok után áll össze a végleges lista, amit
szavazásra bocsátunk.
Az előfeldolgozás utáni, szavazásra küldhető javaslatokat online ismét megjelenítjük. Itt a megjelenítés sorrendje már nem a beküldés szerinti, hanem az utolsó körben kialakult pontszám szerinti.
Szavazás
A szavazásig eljutott projektek egy sorsoláson vesznek részt, amivel a projektek sorrendjének véletlenségét szavatoljuk. Az így kapott véletlenszerű sorrendben lévő listára lehet szavazni.
Mindenki három projektet jelölhet meg. Amennyiben többet jelöl meg, akkor csak az első hármat vesszük figyelembe. A szavazatok csak egyszeri leadását az email és/vagy telefonszám egyediségének ellenőrzésével döntjük el.
Az egyes szavazásra bocsátott javaslatokról lakossági fórumot tartunk. Amennyiben sok ötlet került a végső körbe, több fórum szervezésére is szükség lehet. Ezeken a fórumokon változtatásokra már nincs mód, csak a javaslat
ismertetése és az ide vezető út bemutatása a cél.
A szavazólap tartalmának kidolgozását a polgármester irányításával a polgármesteri kabinet végzi, a törvényi megfelelőség szem előtt tartásával. Az adatvédelmi tájékoztatót úgy kell kidolgozni, hogy ne csak a javaslattételre, de a szavazásra is irányadó legyen.
Online
A szavazás névhez, email címhez és/vagy telefonszámhoz kötött és ugyanabban a rendszerben zajlik, ahol az eredeti javaslatok közzé lettek téve.
Papír alapon
A szavazás offline változatában levélben, előre elkészített szavazólapon és a lebonyolító csapatnál személyesen lehetséges. A szavazólapokon begyűjtött adatok: név, cím, email cím, telefonszám.
A szavazólapot közzétesszük online a közösségi költségvetés weblapján letölthetően, illetve kinyomtatva kihelyezzük a leadási helyeken.
A szavazólapokat ugyanott lehet leadni, ahol a javaslatokat lehetett.
A fórumok is lehetőséget adnak a javaslatokra való szavazásra. Ezen találkozókon az emberek szintén a kivitt szavazólapokat tölthetik ki és adhatják le.
Összegzés
A kétféle szavazást közös adatbázisban fésüljük össze, így a duplázásokat, a véletlenül több helyen leadott szavazatokat ki tudjuk szűrni. Az ilyen módon szűrt szavazatoknál mindig az utoljára leadottat vesszük figyelembe.
Az összegzett pontok számát minden héten frissítjük és közzétesszük a javaslatok adatlapján.
Kiértékelés
Az így előállt sorrend szerinti lista és a közösségi költségvetésre rendelkezésre álló összeg alapján elkészül az adott évi támogatásra javasolt projektek listája.
A nem támogatott projektek újra beadhatók a következő évben, de az egész folyamaton ismét át kell esniük, nincsenek előnyben az adott évi javaslatokkal, bármelyik fázisban is estek ki.
A támogatásra javasolt projektlista a közgyűlés elé kerül, amely kötelezettséget vállal, hogy azokat komplexitástól és a szükséges engedélyeztetéstől vagy pályáztatástól függően, a közgyűlési döntéstől számított 3–24 hónap alatt megvalósítja.
